Sistema AFFINCO

Quando for nota eletrônica, há a opção de importar os dados através da chave ou do arquivo XML. Para utilizar esta opção, basta no campo Data teclar F8. Abrirá então, a tela onde realiza-se a integração entre a Receita e o sistema. Nesta tela, basta informar a chave da nota, teclar Enter e clicar no botão Importar.

Esta tela possui várias abas. Vejamos as explicações a respeito de cada uma:

Dados Gerais

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Nesta aba serão carregadas as informações gerais da nota. Não é necessário efetuar nenhum preenchimento. Os campos não são editáveis, pois estas informações não devem ser alteradas.

Produtos

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Na coluna Código, para cada produto, precisamos informar o seu respectivo código de cadastro no AFFINCO. Desta forma, será efetuada a entrada dos produtos no sistema.
Teclando F2, abrirá a tela de consulta para pesquisar o produto a ser informado.
Teclando F3, podemos cadastrar o produto, caso o mesmo ainda não conste no sistema.
A opção F7 é utilizada para realizar a leitura do código de barras do produto, facilitando a sua busca.
As demais colunas desta tela não são editáveis, pois as informações são trazidas diretamente da Receita.
Atenção: O sistema não irá permitir a gravação enquanto não forem preenchidos todos os códigos dos produtos.

Fornecedor

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Esta aba busca os dados do fornecedor. Caso seja a primeira compra com este fornecedor, o sistema automaticamente o cadastra com todas as informações. Caso já exista o CNPJ cadastrado, o sistema busca esta informação para não duplicar o cadastro.

Transportadora

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Nesta aba são trazidas todas as informações referentes à transportadora selecionada na nota.

Parcelas

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A aba Parcelas trará todas as faturas listadas na nota e, automaticamente, entrará no Financeiro - Contas a Pagar, caso a compra seja a prazo.

Após preencher e conferir as informações nesta tela, clique no botão Gravar para que as mesmas sejam trazidas para a tela principal, confome abaixo:

Nesta tela, ainda podem ser alteradas as informações, caso necessário. Podemos incluir produtos, alterar quantidades ou custo.
Efetuando duplo clique no produto, podemos alterar dados como quantidade e custo.
Teclando F7, abrirá uma tela onde é possível alterar o preço de venda pela própria nota de entrada, conforme abaixo:

As abas Fechamento e Condição de Pagamento estarão preenchidas conforme a importação da nota anteriormente.
Após, a nota precisa ser gravada. Clicando no botão Gravar, abrirá uma tela solicitando o HP. Esta tela é muito importante, pois caso seja cancelada, as parcelas não irão para o Contas a Pagar. Desta forma, é necessário informar o HP e após confirmar, conforme abaixo:

Lançamento Manual

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Caso a nota de compra não seja eletrônica é necessário lançá-la manualmente.

Cabeçalho

O campo Data de Lançamento irá trazer a data do dia, podendo ser alterado se necessário.
No campo Nota Fiscal, informamos o número da nota de compra e, no campo ao lado, a Série da nota.
O campo Modelo conta com a opção F1 para consultar. Caso seja nota manual, o modelo será 1, já se for nota eletrônica o modelo será 55.
O campo Operação também conta com a opção F1 para consulta, porém geralmente será utilizado o código 1, que é de compra.
O Fornecedor precisa ser selecionado. Caso não esteja cadastrado, há a opção F3 para realizar o cadastro sem sair da tela da nota.
No campo Local, informamos em qual local de estoque entrarão as mercadorias.
O campo Natureza de Operação deve ser preenchido com o respectivo código. Aqui há a opção F2 para consulta.
O campo Data de Emissão irá trazer a data do dia, podendo ser alterado se necessário.
No campo Vendedor podemos informar o vendedor que fez a compra. Esta opção é mais utilizada na nota de devolução.
O campo Vista/Prazo é importante, pois através dele o sistema irá gerar a parte financeira. Ou seja, caso seja à vista entrará no Caixa o valor da compra; caso seja a prazo, entrará no Contas a Pagar.
O campo Crédito em Conta é empregado quando a empresa utiliza o Conta Corrente. Desta forma, o valor não irá para o Contas a Pagar, mas sim para o Conta Corrente.

Digitação Itens

No campo Item é informado o produto comprado na nota. Caso ainda não possua o cadastro do produto, utilize a opção F3 para cadastrar.
No campo Quantidade informamos quanto foi comprado e, logo ao lado, no campo Valor Unitário, é informado o custo unitário do produto.
Caso o produto tenha desconto, informamos no campo respectivo.
Os campos de Base Substituição Tributária, Alíquota Substituição e Valor Substituição precisam ser preenchidos se o produto é ST (substituição tributária).
O IPI é informado quando o produto é comprado de indústria, quando vem com o IPI somando no custo.
No campo %ICMS, o sistema busca o que houver preenchido no cadastro do produto, porém pode ser alterado conforme o percentual que vier descrito na nota.
Caso o produto possua redução de ICMS, esta informação será preenchida no campo % Red. ICMS.
O Valor de ICMS o sistema calcula automaticamente, conforme as informações do item.
O campo Dif. Alíquota é utilizado quando compramos de outro estado. Desta forma, é informado o percentual e o campo ao lado o sistema calcula.

Aba Fechamento NF

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Os campos de Desconto e Acréscimo são usados quando no total da nota vem algum desconto ou acréscimo. O campo Valor Mercadorias é calculado automaticamente.
Os campos dos impostos o sistema busca da primeira aba, conforme as informações dos produtos. Isso se tiver valores de ICMS.
O campo valor de IPI também traz a soma dos produtos.
Caso o valor de frete esteja sendo cobrado na nota precisamos informá-lo. Há duas possibilidades:
- Se o frete está somando no valor total da nota, utiliza-se o campo de frete que encontra-se dentro da seção Cálculo Imposto.
- Caso o frete venha em uma guia separada e não some no valor total da nota, informamos o mesmo na parte inferior da tela na seção Frete. Este valor não vai automaticamente para o Financeiro. Há a necessidade de lançar esta parcela, caso a empresa controle o financeiro pelo sistema.

Aba Condições de Pagamento

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Quando a nota for a prazo, precisamos preencher a aba Condições de Pagamento.

O preenchimento é bem simples: basta informar o número da parcela, a data do vencimento e o valor da parcela.

Aba Livros Fiscais

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Se a nota for eletrônica e a empresa gera arquivo de SPED Fiscal ou SPED PIS/Cofins, precisa ser preenchido na aba Livros Fiscais a Chave NF-e, conforme abaixo:

Por fim, basta clicar no botão Gravar. A tela que abre em seguida precisa ser preenchida para gerar o Financeiro: